Laatst bijgewerkt: 15 oktober 2026
1. Wie zijn wij?
BD-Solutions hecht veel belang aan de bescherming van persoonsgegevens en behandelt deze zorgvuldig, vertrouwelijk en overeenkomstig de toepasselijke wetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).
Verwerkingsverantwoordelijke:
BD-Solutions
Emile Verhaerenstraat 31
2890 Puurs-Sint-Amands, België
Ondernemingsnummer: 0505.582.806
Btw-nummer: BE 0505.582.806
E-mail:
Website: https://bd-solutions.be
Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van persoonsgegevens kunt u ons via bovenstaand e-mailadres contacteren.
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van uw contact met BD-Solutions kunnen wij de volgende gegevens verwerken:
-
Identificatie- en contactgegevens, zoals naam, bedrijfsnaam, adres, telefoonnummer en e-mailadres.
-
Ondernemingsgegevens, zoals ondernemingsnummer en btw-nummer.
-
Gegevens die u verstrekt via onze website, formulieren, e-mail of andere communicatiekanalen.
-
Gegevens die nodig zijn voor offertes, opdrachten, facturatie en klantenadministratie.
-
Documenten die u vrijwillig aanlevert in het kader van onze dienstverlening, waaronder facturen en contracten.
-
Beperkte technische gegevens die noodzakelijk zijn voor de beveiliging en werking van onze website.
Wij vragen uitsluitend gegevens die relevant en noodzakelijk zijn voor het betreffende doel.
3. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
-
Het beantwoorden van vragen en contactverzoeken.
-
Het beoordelen van aanvragen en opstellen van offertes.
-
Het uitvoeren en opvolgen van overeengekomen diensten.
-
Het opstellen en verwerken van facturen en het voeren van de administratie.
-
Het behandelen van klachten en verzoeken.
-
Het beveiligen en technisch beheren van onze website en systemen.
-
Het naleven van wettelijke en administratieve verplichtingen.
-
Het versturen van commerciële communicatie wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat.
Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derden.
4. Rechtsgronden voor de verwerking
Afhankelijk van de situatie baseren wij de verwerking op:
Uitvoering van een overeenkomst of precontractuele maatregelen: wanneer gegevens noodzakelijk zijn om uw aanvraag te beoordelen of een overeengekomen dienst uit te voeren.
Wettelijke verplichtingen: bijvoorbeeld voor boekhoudkundige, fiscale en administratieve verplichtingen.
Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld voor noodzakelijke zakelijke communicatie, beveiliging van onze systemen en het behandelen van geschillen, voor zover uw rechten en belangen niet zwaarder wegen.
Toestemming: wanneer de wet uw voorafgaande toestemming vereist, bijvoorbeeld voor bepaalde commerciële communicatie of niet-noodzakelijke cookies.
U kunt een gegeven toestemming op elk moment intrekken. Dit heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
5. Specifieke bepalingen voor FactuurCheck
FactuurCheck is een dienst waarbij BD-Solutions door de klant aangeleverde facturen en eventueel contractdocumenten administratief controleert op opvallende kosten, tarieven, verschillen en andere aandachtspunten.
Welke documenten ontvangen wij?
Voor een standaardaanvraag kunt u maximaal vijf facturen van één leverancier en eventueel één relevant contract of tariefdocument aanleveren.
Deze documenten kunnen persoonsgegevens bevatten, zoals namen, adressen, klantnummers, contractgegevens en financiële informatie.
Wij verzoeken u om uitsluitend documenten aan te leveren die noodzakelijk zijn voor de controle en om overbodige of gevoelige persoonsgegevens waar mogelijk vooraf af te schermen.
Waarvoor gebruiken wij de documenten?
De aangeleverde documenten worden uitsluitend verwerkt voor:
-
Het beoordelen van uw aanvraag.
-
Het uitvoeren van de overeengekomen administratieve controle.
-
Het opstellen en bezorgen van een controlerapport.
-
Het beantwoorden van vragen over het betreffende dossier.
-
Het naleven van toepasselijke wettelijke verplichtingen en het behandelen van eventuele geschillen.
Een aanvraag via het formulier betekent niet automatisch dat een betalende opdracht tot stand komt. De uitvoering start pas nadat de opdracht uitdrukkelijk is bevestigd.
Vertrouwelijkheid en toegang
De aangeleverde documenten worden vertrouwelijk behandeld. De toegang wordt beperkt tot personen die de informatie nodig hebben voor de behandeling van het dossier.
Wij gebruiken de documenten niet voor openbare publicaties, commerciële doorverkoop of andere doeleinden die onverenigbaar zijn met de oorspronkelijke aanvraag.
Wanneer wij externe dienstverleners inschakelen voor hosting, opslag of technische ondersteuning, worden passende afspraken gemaakt over de bescherming van persoonsgegevens.
Bewaartermijnen voor FactuurCheck
Voor de originele documenten gelden de volgende uitgangspunten:
-
Niet-aanvaarde of afgewezen aanvragen: verwijdering uiterlijk 30 dagen nadat de beslissing aan de aanvrager is meegedeeld, tenzij langere bewaring noodzakelijk is.
-
Uitgevoerde FactuurChecks: de originele aangeleverde documenten worden standaard uiterlijk zes maanden na afronding van de opdracht verwijderd, tenzij langere bewaring noodzakelijk is.
Controlerapporten, opdrachtbevestigingen, correspondentie en facturatiegegevens kunnen afzonderlijke bewaartermijnen hebben wanneer dit noodzakelijk is voor administratie, wettelijke verplichtingen of de behandeling van geschillen.
Wanneer gegevens niet langer noodzakelijk zijn, worden ze verwijderd of geanonimiseerd, behoudens wettelijke uitzonderingen.
Beperkingen van de dienstverlening
FactuurCheck is een administratieve documentcontrole en geen boekhoudkundige audit of juridisch advies. BD-Solutions garandeert niet dat alle mogelijke fouten worden ontdekt of dat de controle tot financiële besparingen leidt.
6. Met wie delen wij persoonsgegevens?
Persoonsgegevens kunnen, voor zover noodzakelijk, toegankelijk zijn voor dienstverleners die BD-Solutions ondersteunen, waaronder:
-
Hosting- en IT-dienstverleners.
-
Leveranciers van zakelijke e-mail- en opslagdiensten.
-
Boekhoudkundige en administratieve dienstverleners.
-
Bevoegde overheidsinstanties wanneer een wettelijke verplichting dit vereist.
Wij beperken de doorgifte tot wat noodzakelijk is en treffen passende contractuele en organisatorische maatregelen.
Indien persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgen wij waar vereist voor een passende doorgiftegrondslag en aanvullende waarborgen.
7. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.
De concrete bewaartermijn hangt af van de aard van de gegevens, de dienstverlening, toepasselijke wettelijke verplichtingen en eventuele geschillen.
Voor originele FactuurCheck-documenten gelden de specifieke termijnen uit artikel 5.
Gegevens die onder wettelijke boekhoudkundige of fiscale bewaarplichten vallen, worden gedurende de toepasselijke wettelijke termijn bewaard.
8. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?
BD-Solutions neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, wijziging of openbaarmaking.
Daarbij besteden wij onder meer aandacht aan:
-
Beperking van toegang tot bevoegde personen.
-
Beveiligde verbindingen en systemen.
-
Beveiliging van accounts en wachtwoorden.
-
Bescherming van aangeleverde documenten.
-
Verwijdering van gegevens wanneer bewaring niet langer noodzakelijk is.
-
Passende afspraken met externe dienstverleners.
Geen enkel systeem kan absolute veiligheid garanderen. Wij evalueren de beveiliging en passen maatregelen aan waar nodig.
9. Uw rechten
Onder de voorwaarden van de AVG hebt u onder meer het recht om:
-
Inzage te vragen in uw persoonsgegevens.
-
Onjuiste of onvolledige gegevens te laten verbeteren.
-
Verwijdering van persoonsgegevens te vragen.
-
De verwerking van persoonsgegevens te laten beperken.
-
Bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen.
-
Uw gegevens te ontvangen of over te dragen wanneer het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is.
-
Een eerder gegeven toestemming in te trekken.
U kunt hiervoor contact opnemen via
Wij behandelen uw verzoek overeenkomstig de toepasselijke wettelijke termijnen. In bepaalde gevallen kunnen wettelijke verplichtingen of rechten van anderen de uitoefening van deze rechten beperken.
10. Cookies en externe lettertypen
De website van BD-Solutions gebruikt uitsluitend technisch noodzakelijke cookies voor zover deze nodig zijn voor de werking van de website.
BD-Solutions maakt momenteel geen gebruik van Google Analytics of de Meta Pixel.
Voor de weergave van de website wordt nog een extern Google-lettertype gebruikt. Wij werken eraan dit lettertype lokaal beschikbaar te maken, zodat hiervoor geen rechtstreekse verbinding met Google meer nodig is.
Wanneer het gebruik van cookies of externe diensten verandert, passen wij deze privacyverklaring en eventuele toestemmingsinstellingen aan.
11. Externe websites en communicatiekanalen
Onze website kan links bevatten naar externe websites of sociale mediaplatformen, waaronder Facebook en Instagram.
Wanneer u deze externe diensten gebruikt, kunnen de betrokken aanbieders persoonsgegevens verwerken volgens hun eigen privacyvoorwaarden.
BD-Solutions is niet verantwoordelijk voor de privacypraktijken van externe websites waarover wij geen controle hebben.
12. Klachten
Wanneer u vragen of klachten hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens, verzoeken wij u eerst contact met ons op te nemen via
U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Website: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
13. Wijzigingen aan deze privacyverklaring
BD-Solutions kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, werkwijze of toepasselijke wetgeving verandert.
De meest recente versie wordt gepubliceerd op:
https://bd-solutions.be/privacy
De datum bovenaan vermeldt wanneer deze verklaring voor het laatst werd bijgewerkt.